Дигитализация бухгалтерских процессов, в том числе внедрение опции э-счетов предприятиям может открыть новые возможности оптимизации и позволить своевременно приспособиться к будущим стандартам.
Хотя за последние несколько лет стремительно выросла э-коммерция и возможность получать различные услуги онлайн, проведенный банком SEB в этом году опрос предприятий стран Балтии показал, что только 12% латвийских малых и средних предприятий (МСП) в ближайший год планируют на своем предприятии внедрить какие-либо процессы дигитализации, в свою очередь, 44% опрошенных не включили их в повестку дня на ближайший год. Для сравнения, в Литве о дигитализации не думают только 23%, а в Эстонии – 26% опрошенных МСП.
Что нам сейчас мешает ускорить внедрение процессов дигитализации, и почему латвийским предприятиям не стоило бы откладывать внедрение функции э-счетов на далекое будущее?
Без хорошего хозяина развитие идет медленнее
Как считает руководитель оператора э-счетов в Латвии UnifiedPost (ранее — Fitek) Эдгар Страздс, дигитализация бухгалтерских процессов и внедрение отправки и получения э-счетов – это возможность для предприятия не только оптимизировать ресурсы и уменьшить ошибки, но также своевременно приспособиться к тому, что в ближайшие годы э-счета станут повседневностью для предприятий на всех уровнях, в т.ч. – в отношениях с государством, как это уже происходит, например, в Эстонии.
Э.Страздс указывает, что на общее продвижение дигитализации в большой мере влияет позиция государства. Например, Эстонии достаточно быстро и четко удалось определить, какая инстанция будет ответственна за развитие этой сферы, в то время как в Латвии настоящий хозяин в этой сфере всё еще не найден. Это – одна из причин, почему дигитализация в нашей стране идет вперед сравнительно мелкими шажками.
Э-счета – различные возможности для предприятий различной величины
Хотя обработка счетов на бумаге и в формате PDF потребляет значительно большие ресурсы, данные Центрального статистического управления (ЦСУ) свидетельствуют, что до 95% латвийских предприятий каждый день всё еще должны сталкиваться с такими счетами.
Дигитализация бухгалтерских процессов может позволить предприятию существенно снизить потребление ресурсов и устранить ошибки человеческого фактора, облегчив работу бухгалтеру, а также надеяться на более быструю оплату счетов.
Но в соответствии с данными ЦСУ сейчас в Латвии э-счет могут отправить только немногим менее половины крупных предприятий (более 250 работников), в свою очередь, среди малых предприятий (до 50 работников) эта возможность есть только у 12,5%.
Э.Страздс согласен, что малым предприятиям всегда труднее получить необходимую информацию и приспособиться к процессам, если объемные бухгалтерские программы больше приспособлены именно для более крупных корпораций, малым предприятиям имеет смысл смотреть в направлении типовых решений.
Например, на приспособленные для нужд МСП бухгалтерские решения, в которых уже включена функция э-счетов или на специально разработанные вне бухгалтерских систем платформы, которые способны обеспечить нужные функции по очень демократическим ценам, как например, разработанный банком SEB в сотрудничестве с UnifiedPost портал э-счетов. “Если за месяц у предприятия есть по крайней мере 5-10 счетов, обязательно стоит обдумать использование таких решений,” – рекомендует Э.Страздс.
Перед внедрением э-счетов надо сделать несколько домашних работ
Чтобы решить, может ли предприятие в ближайшее время внедрить функцию э-счетов, надо начать с оценки своей бухгалтерской системы – что она поддерживает или не поддерживает. Э.Страздс рекомендует предприятию об этих вопросах поинтересоваться у своего бухгалтера или поставщика бухгалтерской системы. Одновременно он подчеркивает – если эта система уже сейчас устарела и не поддерживает функцию э-счетов, то ее замена – это только вопрос времени. Чтобы функция э-счетов действительно эффективно выполняла свою задачу, предприятие своевременно должно сделать несколько домашних работ.
Как заметил Э.Страздс, довольно распространенная проблема – дигитально необрабатываемые э-счета, которые приходят, например, в формате PDF. Иногда внутренние процессы предприятия не приспособлены для возможности э-счетов и может случиться, что есть необходимость распечатать э-счет и дать кому-то на подпись, или также существующая бухгалтерская система не поддерживает импорт файлов э-счетов – в этих случаях теряется смысл э-счета, поэтому предприятие, которое решило внедрить новую функциональность, должно оценить и приспособить также все связанные с этим внутренние процессы.
Также важно не забыть о дополнении в соответствующих договорах – если в них оговорен взаимный порядок отправки счетов, нужно будет включить также опцию э-счета.
Важно достичь критической массы и не запрыгивать в поезд в последний момент
Учитывая, что в Латвии пока еще небольшое количество предприятий присоединилось к сети э-счетов, у многих может возникнуть вопрос – зачем мне это делать, если в сети еще недостаточно много отправителей и получателей?
Э.Страздс признает, что сейчас это действительно является проблемой, поэтому UnifiedPost для своих клиентов предлагает также гибридные решения, которые означают как возможность отправлять и получать э-счета, так и возможность дигитализировать счета, полученные в формате PDF. Он рекомендует тем предприятиям, которые уже решили внедрить функцию э-счетов, поговорить со своими деловыми партнерами, чтобы по возможности оперативно расширить сеть получателей.
Тем предприятиям, которые еще сомневаются в необходимости внедрения возможности отправки э-счетов, Э.Страздс предлагает принять во внимание будущие перспективы – примерно в ближайшие 3 года со стороны государства может вступить в силу требование для предприятий взаимно обмениваться э-счетами не только, чтобы улучшить эффективность, но и чтобы уменьшить теневую экономику.
Также прозвучала информация, что и Служба государственных доходов планирует в будущем ввести требование от предприятий получать копии счетов в цифровом формате, как это, например, уже сейчас делается в Литве и Венгрии.
Уже сейчас ясно, что э-счет будет стандартом будущего, поэтому Э.Страздс рекомендует предприятиям готовиться к этому моменту заблаговременно. Как пример он упомянул введение евро – тем, кто всё сделал в последний момент, нередко надо было рассчитывать на более длительный срок исполнения работ и большие расходы.
