Grāmatvedības procesu digitalizācija, tai skaitā e-rēķinu opcijas ieviešana, uzņēmumiem var pavērt jaunas optimizācijas iespējas un ļaut laicīgi pielāgoties nākotnes standartiem.
Lai gan pēdējo gadu laikā strauji augusi e-komercija un iespēja dažādus pakalpojumus saņemt tiešsaistē, SEB bankas šogad veiktajā Baltijas uzņēmumu aptaujā secināts, ka tikai 12% Latvijas mazo un vidējo uzņēmumu (MVU) tuvākā gada laikā plāno savā uzņēmumā ieviest kādus digitalizācijas procesus. Savukārt 44% aptaujāto tos nav iekļāvuši tuvākā gada dienaskārtībā. Salīdzinājumam, Lietuvā par digitalizāciju nedomā vien 23%, bet Igaunijā — 26% aptaujāto MVU.
Kas mūs šobrīd traucē paātrināt digitalizācijas procesu ieviešanu, un kāpēc Latvijas uzņēmumiem nevajadzētu atlikt e-rēķinu funkcijas ieviešanu uz tālāku nākotni?
Bez kārtīga saimnieka attīstība lēnāka
Kā uzskata e-rēķinu operatora UnifiedPost (iepriekš — Fitek) vadītājs Latvijā Edgars Strazds, grāmatvedības procesu digitalizācija un e-rēķinu nosūtīšanas un saņemšanas ieviešana ir iespēja uzņēmumam ne tikai optimizēt resursus un samazināt kļūdas, bet arī jau laicīgi pielāgoties tam, ka tuvāko gadu laikā e-rēķini kļūs par uzņēmumu ikdienu visos līmeņos, tai skaitā attiecībās ar valsti, kā tas jau ir, piemēram, Igaunijā.
Ir lietas, ko biznesā nevar paveikt attālināti
E. Strazds norāda, ka vispārējo digitalizācijas ceļojumu lielā mērā ietekmē valsts nostāja. Piemēram, Igaunijai jau diezgan ātri un skaidri izdevās nodefinēt, kura institūcija būs atbildīga par šīs jomas attīstību, kamēr Latvijā īsts jomas saimnieks tā arī nav atradies. Tas ir viens no iemesliem, kāpēc digitalizācija mūsu valstī iet uz priekšu salīdzinoši sīkiem solīšiem.
E-rēķini — dažādas iespējas dažāda lieluma uzņēmumiem
Lai gan papīra un “pdf” formāta rēķinu apstrāde patērē diezgan lielus resursus, Centrālās statistikas pārvaldes (CSP) dati liecina, ka līdz pat 95% Latvijas uzņēmumu ikdienā joprojām jāsaskaras ar šādiem rēķiniem.
Grāmatvedības procesu digitalizēšana var ļaut uzņēmumam būtiski samazināt resursu patēriņu un novērst cilvēku pieļautas kļūdas, atvieglot darbu grāmatvedim, kā arī paļauties uz ātrāku rēķinu apmaksu.
Tomēr saskaņā ar CSP datiem šobrīd Latvijā e-rēķinu spēj nosūtīt tikai nedaudz mazāk kā puse lielo uzņēmumu (ar vairāk nekā 250 darbiniekiem), savukārt mazo uzņēmumu (līdz 50 darbiniekiem) vidū šāda iespēja ir vien 12,5%.
E. Strazds piekrīt, ka mazajiem uzņēmumiem vienmēr ir grūtāk iegūt nepieciešamo informāciju un pielāgot procesus — ja apjomīgas grāmatvedības programmas vairāk piemērotas tieši lielākām korporācijām, mazākiem uzņēmumiem vērts skatīties tipveida risinājumu virzienā.
Piemēram, MVU vajadzībām pielāgotiem grāmatvedības risinājumiem, kuros jau iekļauta arī e-rēķinu funkcionalitāte vai uz īpaši izstrādātām ārpus grāmatvedības sistēmu platformām, kas spēs nodrošināt vajadzīgās funkcijas par ļoti demokrātiskām izmaksām, kāds ir, piemēram, SEB bankas sadarbībā ar UnifiedPost izveidotais E-rēķinu portāls. “Ja mēnesī uzņēmumam ir vismaz 5 līdz 10 rēķini, noteikti būtu vērts apsvērt šādu risinājumu izmantošanu,” iesaka E. Strazds.
Pirms e-rēķinu ieviešanas jāizpilda daži mājas darbi
Lai izlemtu, vai uzņēmums var tuvākajā laikā ieviest e-rēķinu funkciju, jāsāk ar savas grāmatvedības sistēmas izvērtēšanu — ko tā atbalsta vai neatbalsta. E. Strazds iesaka uzņēmumam par šiem jautājumiem interesēties pie sava grāmatveža vai grāmatvedības sistēmas uzturētāja. Vienlaikus, viņš uzsver — ja šī sistēma jau tagad ir novecojusi un neatbalsta e-rēķinu funkcionalitāti, tas ir tikai laika jautājums, kad tā būs jāmaina.
Lai e-rēķinu funkcionalitāte patiesi efektīvi pildītu savu funkciju, uzņēmumam laicīgi jāizpilda daži mājas darbi. Kā novērojis E. Strazds, diezgan izplatīta problēma ir digitāli neapstrādājami e-rēķini, kas ienāk, piemēram, “pdf” formātā. Dažkārt uzņēmuma iekšējie procesi nav pielāgoti e-rēķinu iespējām, un var gadīties, ka ir nepieciešamība e-rēķinu izdrukāt un dot kādam parakstīt, vai arī esošā grāmatvedības sistēma neatbalsta e-rēķinu failu importu — šādos gadījumos zūd e-rēķina jēga, tāpēc uzņēmumam, kas nolēmis ieviest jauno funkcionalitāti, nepieciešams izvērtēt un pielāgot arī visus ar to saistītos iekšējos procesus.
Tāpat svarīgi nepiemirst par attiecīgo līgumu papildināšanu — ja tajos atrunāta savstarpējā rēķinu nosūtīšanas kārtība, būtu jāiekļauj arī e-rēķina opcija.
Svarīgi sasniegt kritisko masu un nelekt vilcienā pēdējā brīdī
Ņemot vērā Latvijā pagaidām nelielo e-rēķinu tīklam pievienojušos uzņēmumu skaitu, daudziem var rasties jautājums — kāpēc man to darīt, ja tīklā nav pietiekami daudz sūtītāju un saņēmēju?
E. Strazds atzīst, ka tā patiesi šobrīd ir problēma, tāpēc UnifiedPost saviem klientiem piedāvā arī hibrīdrisinājumus, kas nozīmē gan iespēju nosūtīt un saņemt e-rēķinus, gan iespēju digitalizēt “pdf” formātā saņemtos rēķinus. Viņš iesaka tiem uzņēmumiem, kuri jau izšķīrušies par iespēju ieviest e-rēķinu funkcionalitāti, runāt ar saviem sadarbības partneriem, lai iespējami operatīvi paplašinātu saņēmēju tīklu.
Tos uzņēmumus, kas vēl šaubās par nepieciešamību ieviest e-rēķinu nosūtīšanas iespēju, E. Strazds aicina ņemt vērā nākotnes perspektīvu — apmēram tuvāko trīs gadu laikā no valsts puses varētu stāties spēkā prasība uzņēmumiem savstarpēji apmainīties ar e-rēķiniem ne tikai, lai uzlabotu efektivitāti, bet arī, lai mazinātu ēnu ekonomiku.
Tāpat izskanējusi informācija, ka arī Valsts ieņēmumu dienests plāno nākotnē ieviest prasību no uzņēmumiem saņemt rēķinu kopijas digitālā formātā, kā tas, piemēram, jau šobrīd ir Lietuvā un Ungārijā.
Jau šobrīd ir skaidrs, ka e-rēķins būs nākotnes standarts, tāpēc E. Strazds iesaka uzņēmumiem gatavoties šim brīdim savlaicīgi. Kā piemēru viņš min eiro ieviešanu — tiem, kas visu darīja pēdējā brīdī, nereti bija jārēķinās ar ilgākiem darbu izpildes laikiem un lielākām izmaksām.
